INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces: Dra. Natalia Celis(Representante de la Alta Dirección) Período evaluado: Enero – Octubre de 2011
Fecha de elaboración: 09 de noviembre de 2011
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
Una dificultad presentada con el equipo de trabajo, es la poca disponibilidad de tiempo por parte del personal, ya que siendo este un hospital de primer nivel de atención, los grupos de trabajo son reducidos y no se pueden cancelar las agendas de trabajo periódicamente.
Aun se siguen presentando dificultades para que el personal de cada servicio reporte de una forma responsable y oportuna los incidentes y eventos adversos presentados. A pesar de que a través de reuniones de personal se les recalca sobre la importancia del reporte, en muchos casos los funcionarios siguen siendo temerosos al momento de dar a conocer un incidente o evento presentado.
Avances
Durante la vigencia se ha dado ejecución al plan de desarrollo Institucional y se le ha realizado su respectivo seguimiento, el cual nos ha servido para conocer el grado de cumplimiento a los proyectos formulados.
Con el compromiso de los Directivos se ha venido gestionando con las diferentes aseguradoras para recuperar la cartera vencida y agilizar los pagos.
A través de la oficina de atención al usuario se ha socializado en forma periódica los derechos y deberes de los usuarios.
Se formuló plan de gestión para la vigencia 2011 y se le ha realizado su respectivo seguimiento.
Se cuenta con el programa de bienestar social y el plan de estímulos e incentivos para el año 2011, al cual se le hace seguimiento al final de la vigencia.
A partir del segundo semestre del año 2011, se han venido trabajando en la definición de los indicadores institucionales, que nos permitan medir el avance y la efectividad de las acciones establecidas en cada uno de los procesos institucionales.
Durante la vigencia 2011 los Directivos de la ESE han proporcionado espacios para que el personal asista a capacitaciones dentro y fuera de la Institución.
Se mantiene comunicación permanente con la ARP con quienes se vienen coordinando actividades tendientes a vigilar la salud ocupacional de los funcionarios y a capacitar en temas relacionados con la seguridad de la infraestructura y del personal.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Dado que se han presentado vacíos en los temas dados en la inducción al personal, se han presentado dificultades en la ejecución de los procedimientos.
Avances
Con el fin de mejorar la ejecución del aplicativo de Gestión hospitalaria, se realizó mantenimiento y actualización al software y se establecieron nuevos controles para su manejo.
En reuniones con Comité de Calidad se insiste mucho en el compromiso de cada jefe de proceso para que recalque a su personal sobre la responsabilidad que cada uno debe tener para desarrollar sus tareas.
Con el acompañamiento de la asesora de control interno se actualizaron las fichas técnicas de los indicadores y se recalcó sobre la importancia del reporte y análisis para la toma de decisiones.
En la vigencia 2011 se adquirieron varios equipos de cómputo para los servicios de enfermería, promoción y prevención y consultorio a fin de mejorar la oportunidad en el procesamiento de la información.
En la vigencia 2011 se adquirió un módulo de Glosas el cual ha facilitado obtener una información oportuna y veraz y se encuentra en interface con el módulo de contabilidad.
Con el apoyo de la persona responsable de la oficina de atención al usuario se vienen desarrollando actividades extramurales con el fin de que se brinde constante información al usuario sobre diferentes temas de su interés.
Para fortalecer la comunicación informativa, la ESE Hospital San Juan de Dios de VALDIVIA desarrolla actividades para informar a la comunidad en forma periódica y utiliza como medios para hacerlo, los programas radiales, las carteleras, la información en las salas de espera, las brigadas extramurales, etc.
Se ha dado cumplimiento a la rendición de informes que se debe enviar para los entes externos.
Con el fin de mejorar la calidad en el servicio y la comunicación entre usuarios y empleados, los Directivos han propiciado espacios para analizar situaciones presentadas y tomar correctivos.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Dado que el personal médico rota frecuentemente y no permanecen por largo tiempo en la Institución, ha sido difícil realizar auditoria periódica a los procesos asistenciales contando solo con el apoyo de enfermería para desarrollar este proceso.
Avances
Durante la vigencia se han formulado los planes de mejoramiento institucional, producto de las auditorías realizadas por los entes externos y evaluaciones internas.
En diferentes servicios se han formulado planes de mejoramiento por procesos.
En los casos en que se ha requerido, se han formulado los planes de mejoramiento individual.
La oficina de control interno mantiene comunicación permanente con los Directivos de la ESE e informa en forma periódica sobre las situaciones evidenciadas en las evaluaciones eventuales o a través de las auditorias.
En la vigencia 2011 se han venido ejecutando actividades del Programa Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad PAMEC.
Estado general del Sistema de Control Interno
Con el acompañamiento y compromiso de los directivos y funcionarios, el hospital ha venido desarrollando acciones para dar cumplimiento a los componentes del MECI generando a Diciembre de 2010 un puntaje muy positivo. El desarrollo e implementación de los elementos del MECI se puede evidenciar en las actividades desarrolladas para mejorar la comunicación informativa, la comunicación organizacional, la gestión del riesgo, la ejecución y seguimiento a los proyectos, las auditorias, el manejo de los indicadores, la socialización de los derechos y deberes y la plataforma estratégica,etc.
Recomendaciones
Fortalecer los programas de inducción, asignando más tiempo para este proceso.
Programar con personal médico existente, actividades para realizar auditorías a los procesos asistenciales y apoyar las actividades realizadas por el departamento de enfermería.
Continuar sensibilizando al personal administrativo y asistencial para que reporten oportunamente los incidentes y eventos presentados en cada servicio.
Establecer los cronogramas de actividades desde comienzo del año para reuniones de control interno y calidad.
